A l’interface entre le manager, son équipe et ses interlocuteurs internes ou externes, le rôle de l’assistant(e) ou
du (de la) secrétaire est essentiel au sein de l’entreprise. Mais si les besoins de recrutement dans ce domaine sont réels, les compétences des candidat(e)s ne sont hélas pas toujours à la hauteur. En effet, les employeurs privilégient désormais des profils qualifiés et de plus en plus spécialisés dans une fonction ou un secteur d’activité.
Quelles compétences doit-on posséder pour postuler à un poste d’assistant(e) ou de secrétaire ?
1. Maîtriser les fondamentaux du métier.
Le courrier, les travaux de frappe, le filtrage téléphonique, la tenue d’agenda, la préparation de réunions, l’organisation d’événements, la gestion des plannings, les tâches de suivi administratif font toujours partie intégrante du quotidien de la plupart des assistant(e)s et des secrétaires. Ce sont les fondamentaux du métier à maitriser obligatoirement.
2. Acquérir une spécialisation.
Le plus souvent, les assistant(e)s et les secrétaires doivent également s’adapter aux spécificités du domaine dans lequel ils ou elles exercent : la maitrise de logiciels spécialisés (RH, comptabilité, suivi de la relation client…), des connaissances médicales ou juridiques de base, des connaissances multimédia / Web, la pratique d’une langue étrangère, sont quelques exemples des compétences complémentaires susceptibles d’être exigées.
3. Etre autonome et faire preuve d’un excellent relationnel.
Parallèlement à ces compétences techniques, un(e) bon(n)e assistant(e) ou secrétaire se trouve être souvent l’un des principaux ambassadeurs de l’entreprise et un interlocuteur incontournable en interne, devant ainsi savoir faire preuve à la fois d’aisance relationnelle et de discrétion. Collaborant directement avec des managers pour qui le temps est une denrée rare et précieuse, ils ou elles doivent également être autonomes, dynamiques et doté(e)s d’un esprit d’initiative.
Quels sont les moyens les plus efficaces pour acquérir ces compétences ?
Pour s’adapter à cette nouvelle donne, la formation professionnelle est devenue pour les assistant(e)s et les secrétaires un passage quasi obligé. IFOCOP a déjà largement intégré cette exigence dans les différents cursus de formation qu’il propose. Les contenus pédagogiques, élaborés et dispensés par des professionnels en activité dans les fonctions d’assistanat ou de secrétariat, évoluent en effet au fil des évolutions observées sur le marché.
Le modèle IFOCOP repose sur un programme de 1200 heures de formation, alternant 4 mois en cours permettant d’acquérir toutes les notions essentielles, suivis de 4 mois en entreprise. Ce format a fait ses preuves : plus de 500 adultes sont formés chaque année aux métiers de l’assistanat et du secrétariat. Dans les 6 mois suivant la formation, le taux de retour à l’emploi s’élève à 81 % pour les personnes ayant suivi une formation dans le domaine de l’assistanat et du secrétariat.
Découvrez les formations en Assistanat / Secrétariat dispensées par l’IFOCOP :
- Assistant(e) de direction,
- Assistant(e) commercial(e),
- Assistant(e) de gestion,
- Assistant(e) Ressources humaines 2.0,
- Assistant(e) juridique,
- Assistante(e) comptable,
- Assistant(e) import/export,
- Assistant(e) immobilier,
- Secrétaire-assistant(e), options : multimédia, comptabilité, commercial, anglais.
Les personnes désireuses de compléter leurs connaissances ou d’approfondir une spécialisation peuvent également accéder à des cursus plus courts ou des parcours à la carte.
