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Assistant(e) de direction : parce que je le vaux bien

Présent systématiquement dans le TOP 20 des métiers qui recrutent le plus depuis 10 ans, l’assistant(e) de direction est un profil incontournable du marché de l’emploi. Focus sur un métier qu’on croît tous connaître, mais qui se révèle bien plus complet qu’il n’y paraît !

À l’issue de la formation Assistant(e) de direction que l’IFOCOP vous propose de suivre en alternance, les participant(e)s auront acquis une qualification technique solide et un savoir-faire très opérationnel qui les rendront efficaces immédiatement en entreprise. Mais que se cache-t-il donc derrière cette exigence d’efficacité ? Réponse dans les lignes qui suivent…

 Un premier mot clé pourrait, peut-être, résumer la principale qualité d’un(e) assistant(e) de direction : la polyvalence.

Présent(e) au cœur du système de communication et d’organisation de l’entreprise, l’assistant(e) de direction se doit en effet d’être bien informé(e), d’une part, et de faire preuve d’initiative, de l’autre.
Véritable bras droit d’un dirigeant ou d’une équipe, il/elle l’assiste au quotidien et facilite la coordination des activités de l’entreprise, il/elle participe à la construction d’outils de pilotage et de reporting. Les activités exercées diffèreront, certes, en fonction du service d’accueil (Direction Générale, RH, commercial…), mais une bonne capacité d’adaptation, des facilités d’expression à l’écrit et à l’oral, le discernement et la discrétion seront, eux, des gages de réussite.

Le b.a.-ba ne suffit pas !

Cette fonction, qui laisse sa chance à de nombreux candidats, (bien que ceux-ci se révèlent très majoritairement être des femmes) est appréciée des dirigeants – c’est eux qui le disent- autant au rang du savoir-faire que du savoir-être. Ainsi, les compétences techniques demeurent bien évidemment un b.a.-ba (secrétariat, suivi administratif, gestion de réunions, de plannings…) de toute demande, mais des compétences « plus personnelles, voire innées et instinctives » semblent aussi requises (lire impérativement l’article sur les compétences transférables). « Ce qui explique d’ailleurs que nombre de grands dirigeants posent souvent comme condition pour accepter un nouveau poste, de venir accompagnés de leur assistante », indique Diane Segalen, fondatrice du cabinet de chasse de têtes Segalen & Associés.

 Les patrons de l’ombre ?

Bras droit presque « invisible », l’assistant(e) de direction joue un rôle essentiel au sein des entreprises, comme l’a conclu Robert Half,  un cabinet international de recrutement, qui révèle quelques anecdotes croustillantes comme la fois où Maurice Levy (ex-P.-D.G. de Publicis), évoquant alors son rapport « fusionnel » avec ses deux « assistantes de choc » avait déclaré à quel point il se sentirait démuni sans elles : « Il est très rare que je prenne moi-même un rendez-vous. Ce sont elles qui gèrent, de manière très précise, mon agenda », confia-il un jour, allant même jusqu’à qualifier Denise, son assistante depuis longtemps, de « patronne ».  Un exemple qui en dit long sur la relation qui peut unir un(e) assistant(e) à son dirigeant, qu’il/elle décharge de toutes les préoccupations administratives et qu’il/elle assiste dans tous les aspects de son travail afin d’atteindre un but ultime : lui faire gagner en temps et en productivité. Les points clés, en somme, d’une « fonction support » telle qu’on l’entend à notre époque. Il est bien loin le temps ou l’assistante se contentait de trier le courrier et de commander les fournitures de bureau…

 >>> Découvrir la fiche métier de la formation proposée par l’IFOCOP

Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, l’assistant(e) joue aussi le rôle d’interface entre son employeur et les divers interlocuteurs, salariés compris. « Ce n’est pas toujours facile, confie Frédérique, assistante d’un grand imprimeur français. Le poste impose de rester neutre et discret, et d’être confronté dans le même temps à des questions parfois insistantes, auxquelles on ne peut pas répondre, alors qu’on détient pourtant l’information requise… mais confidentielle ! », explique-t-elle. Dans la sphère RH, c’est le même topo. « C’est la personne intelligente, capable de donner un feedback sur l’ambiance et de dire attention, là, ça ne va pas », renchérissait dernièrement  Isabelle Parize, présidente du directoire de Nocibé.

Dans le cas d’une reconversion

Peut devenir assistant(e) de direction une personne dont ce n’était pas forcément le métier auparavant, le poste évoluant beaucoup ces dernières années. Si, selon un sondage de la Cegos*, les fondamentaux du métier restent toutefois préservés (accueil, communication, organisation, rôle de mémoire et de bras droit du manager), la spécialisation vers des tâches de gestion semble ouvrir la voie à des profils plus variés (issus des services commerciaux, marketing, communication…) dont les compétences transférables viendront peut-être compenser les compétences encore non assimilées.

Autre tendance observée : le duo choc avec le dirigeant pourrait bien ne plus demeurer la norme absolue : ces dernières années, la recherche d’une meilleure maîtrise des coûts a remis en cause le binôme : une assistante peut ainsi travailler aujourd’hui pour 3 ou 4 personnes dans une petite structure, comme elle peut se partager le poste avec un ou deux autres professionnels quand elle se retrouve à accompagner un grand patron.  Le salaire variera alors du simple au triple, comme le révèle avec beaucoup de précision cet article paru sur le site orientation.com

ALLER PLUS LOIN / Découvrir le témoignage de Caroline BOIVIN, formation assistante de direction à l’IFOCOP

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Article rédigé en partenariat avec un journaliste.

 

Xavier Paccagnella exerce en tant que consultant et journaliste depuis déjà 10 ans. Ses multiples expériences en tant que rédacteur en chef de revues spécialisées (emploi, économie, recrutement et formation…) lui ont permis de développer une approche experte, qu’il entretient grâce à un travail de veille informative rigoureux.

Contact : xavier.paccagnella@live.com