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IFOCOP Le spécialiste de la formation tertiaire en alternance pour adultes

L'Ifocop est qualifié ISQ-OPQF pour la garantie d'un engagement de prestation de qualité.

« La formation secrétaire-assistante de l’IFOCOP reste pour moi la meilleure formule pour bien se préparer à exercer le métier. »

Après une première expérience professionnelle dans l’animation, Mylène JADAS  DOS SANTOS a choisi de devenir secrétaire. Sortie diplômée de la formation secrétaire-assistante de l’IFOCOP en 2011, elle a d’abord assuré des missions de secrétaire administrative avant d’être recrutée en tant qu’assistante commerciale chez un spécialiste de la formation linguistique à distance. De nature curieuse et volontaire, elle envisage à nouveau de se former à l’IFOCOP pour évoluer dans son métier et prendre de nouvelles responsabilités.

Portrait-Mylene-Dos-Santos-web

Bonjour Mylène, quel est ton parcours avant d’intégrer l’IFOCOP…

J’ai quitté l’école en classe de seconde, sans qualification, mais déterminée à me lancer immédiatement dans le monde du travail. Passionnée de théâtre, j’étais naturellement attirée par les métiers de l’animation.  Après l’obtention du BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur), j’ai travaillé 4 ans en tant qu’animatrice dans les centre de loisirs et les écoles pour l’accueil scolaire et périscolaire.

J’ai ensuite décidé de m’orienter vers un métier plus « classique » pour mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle et disposer de revenus plus réguliers.  Le secrétariat m’est apparu comme le compromis idéal. C’est un métier de contacts avec un éventail très large de missions que l’on peut exercer dans tout type d’entreprise…et les offres d’emploi ne manquent pas !

Comment as-tu préparé ton projet de reconversion professionnelle ?

J’étais accompagnée dans mes démarches par la Mission Locale de ma commune.

Grâce à l’atelier pédagogique personnalisés (APP), j’ai bénéficié d’une remise à niveau en bureautique et en français. Ce fut aussi l’occasion de m’immerger en entreprise avec un court stage de secrétaire médicale. Passer de l’accueil d’enfants et d’adolescents plein de vie à celui de patients en souffrance ne fut pas chose facile mais ce stage m’a confortée dans mon projet de reconversion professionnelle.

Je ne pouvais en revanche pas me former en suivant un cursus « classique » de type BTS car j’avais besoin de gagner ma vie. Je gardais un bon souvenir de ma formation qualifiante dans l’animation alors j’ai cherché une formation professionnelle pour adulte.

Pourquoi avoir choisi la formation Secrétaire – assistante de l’IFOCOP ?

L’une de mes amies avait suivi cette formation et elle en était très satisfaite.  Elle avait d’ailleurs été embauchée dans son entreprise de stage.

forLes avis d’autre stagiaires et diplômés sur Internet étaient également positifs.

En comparant le contenu de la formation secrétaire assistante de l’IFOCOP avec l’offre de la concurrence, le programme m’a paru plus complet et la durée du stage en entreprise était plus longue (4 mois).

Comment s’est déroulée ta première prise de contact avec le centre IFOCOP ?

J’ai participé à une réunion d’information dans le centre de Rungis pour obtenir des informations complémentaires sur le programme, les possibilités de financement, l’accompagnement à la recherche de stage, etc…

Ma candidature a été acceptée à l’issue de mon entretien individuel avec le responsable de formation.

Comment as-tu obtenu le financement de ta formation ?

Je me suis inscrite au Pôle Emploi après un CDD de 6 mois en tant que chargée de clientèle mais il me manquait des droits pour bénéficier d’une indemnisation chômage ou d’une prise en charge.

J’ai donc financé personnellement ma formation, un investissement que je n’ai pas regretté.

Qu’as-tu pensé de la formation théorique ?

En intégrant l’IFOCOP, mon objectif était d’être rapidement opérationnelle. J’avais une certaine appréhension des cours théoriques mais j’ai été agréablement surprise. Les intervenants sont des professionnels issus du métier et aiment transmettre leur savoir-faire, les cours fourmillent de cas pratiques et de retours d’expériences.

Je garde un souvenir particulier des cours de français et de bureautique dispensés par une assistante de direction qui avait plus de 20 ans de métier : pas de « blabla », des mises en situation qui obligent à « mouiller la chemise » comme la rédaction d’écrits professionnels ou les exercices sur le logiciel Tap’Touche pour améliorer sa vitesse de frappe.

Les cours de communication assuré par un responsable commercial m’ont également beaucoup apporté pour ma recherche d’emploi : j’ai appris à me vendre, à préparer et mener un entretien de recrutement, …

La formation théorique prépare au stage pratique mais également à l’après-formation.

Comment as-tu trouvé ta mission en entreprise ?

J’ai appliqué les méthodes recommandées par les intervenants pour la recherche de stage :   prospection téléphonique, recherches sur internet, réponses à des annonces en ligne, envoi de candidatures spontanées par mail, échanges de contacts et de « bons plans » avec ma promo.

J’ai répondu à une offre pour un stage d’assistante de direction à la Chambre de Commerce et d’Industrie des Hauts de Seine. Il y a eu un premier entretien avec la DRH puis un second entretien avec le Directeur de Cabinet et son assistante. À chaque rendez-vous, j’ai insisté sur le fait que je ne venais pas en simple observatrice mais que j’étais bel et bien immédiatement opérationnelle et autonome, certaine de mon projet professionnel et décidée à montrer mon efficacité.

Et j’ai décroché le stage !

Quelles étaient tes missions durant ce stage ?

J’étais attachée à la Direction de Cabinet de la Chambre de Commerce et d’Industrie des Hauts de Seine, auprès du Directeur Adjoint.

J’assurais les tâches classiques de secrétariat : accueil téléphonique, gestion de l’agenda, organisation de réunions, saisie et mise en forme de données, rédaction de courriers…

Je suis arrivée en plein déménagement des bureaux de la CCI, aussi le classement et l’archivage des documents historiques, financiers et à valeur juridique ont représenté une part importante de mon stage.

Le Directeur Adjoint m’a également confié l’organisation d’un séminaire et de plusieurs opérations de mailing aux entreprises.

Les missions étaient très variées et m’ont donné l’opportunité de collaborer avec tous les services. Ce fut un excellent moyen de comprendre le fonctionnement de l’organisation et de découvrir les métiers de chacun, de l’assistante commerciale au responsable des services généraux en passant par le webmaster du site internet ou le contrôleur de gestion !

Comment as-tu trouvé ton emploi actuel ?

Après mon stage, j’ai travaillé pendant un an et demi au Cancéropôle Ile de France en tant que secrétaire administrative puis je suis partie en congé de maternité.

J’ai profité de cette période pour prospecter et j’ai trouvé un poste d’assistante commerciale chez Tell Me More, un spécialiste de la formation linguistique à distance, à 5 minutes de mon domicile !

Parle-nous de ton  métier…

Tell Me More a depuis été racheté par Rosetta Stone où je travaille depuis 4 ans. Nos clients sont des entreprises et des établissements d’enseignement supérieur auxquels nous proposons un catalogue de 30 langues en solutions en elearning.

Ma mission principale est d’accompagner l’équipe commerciale (15 personnes) dans la contractualisation des marchés avec ces professionnels et le suivi des prestations qui leur sont délivrées, en France et au Portugal.

En phase amont, nous complétons les dossiers de réponse à appels d’offres que je transmets pour validation au service juridique basé au siège social aux USA.

Après la signature des contrats, je suis en charge de la relation client au quotidien lorsque le commercial n’est pas disponible (appels, courriers, prise de RDV). J’assure également le suivi administratif des commandes (facturation, livraison, stocks, prévisions), je réalise les tableaux de bord des résultats par commercial et par zone et je gère en autonomie un portefeuille clients de 130K€.

Quels sont tes projets professionnels ?

L’entreprise subit hélas de plein fouet la réforme de la formation professionnelle. Nos formations ne sont pas éligibles au CPF, l’entreprise va bientôt fermer en France faute de rentabilité.

J’accompagne l’équipe et les clients jusqu’au bout de l’aventure mais j’ai déjà des projets pour l’avenir. Je ne suis pas d’un tempérament à me laisser abattre et la formation à l’IFOCOP m’a aussi appris à rebondir !

Le métier d’assistante me passionne et je souhaite continuer à l’exercer tout en diversifiant mes missions. J’ai commencé à prospecter les petites entreprises de ma région pour leur proposer mes services. Elles n’ont pas toujours les moyens d’embaucher mais elles ont besoin de compétences en gestion, paie et déclarations sociales, etc…que ce soit pour des missions ponctuelles ou en temps partiel.

Mon projet immédiat est donc de me former à nouveau pour être bien en phase avec les besoins de ces entreprises, pourquoi pas avec la formation assistante en gestion des entreprises de l’IFOCOP !

À terme, j’aimerais intégrer une structure et devenir le bras droit d’un dirigeant. Le bonheur au travail pour moi, c’est participer à un projet d’entreprise, travailler avec et au service d’une équipe.

3 conseils pour réussir sa formation à l’IFOCOP ?

Soyez motivé ! La formation à l’IFOCOP est ouverte à tous, accessible sans pré-requis de niveau mais il faut avoir la volonté et l’énergie de s’y consacrer pleinement.

Développez votre autonomie et votre curiosité. Se contenter de ce que l’on apprend en cours n’est pas suffisant, vous êtes aussi acteur de votre apprentissage. La formation m’a donné les armes pour progresser, c’était à moi de les utiliser.

Restez attentif à l’offre de formation professionnelle. Les métiers évoluent vite, on a besoin de se former en permanence et l’auto-formation ne suffit pas pour acquérir ou valider des compétences. Depuis ma première formation à l’IFOCOP en 2011, j’ai toujours gardé à l’esprit que je pourrais y revenir.

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