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Métier d’assistant(e) : « Une immensité d’opportunités d’emplois offerte aux apprenants »

Crise du Covid, transformation numérique… Le métier d’assistant(e) a profondément évolué ces dernières années pour occuper une fonction majeure au sein de nombreuses entreprises. Par la voix de sa Directrice de la prospective et de l’innovation, Monique Jany, la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat) dresse ici un constat sur les mutations d’une fonction exercée par plus de 3 millions de Français. Décryptage.

Est-il possible de résumer les missions d’un(e) assistant(e) ? Ou est-ce impossible, les secteurs dans lesquels le métier s’exerce étant trop nombreux ?

Du fait de leur diversité et surtout de leur richesse, il est effectivement bien complexe de résumer les missions des assistant(e)s en quelques lignes ! Les emplois d’assistant(e) et autres dénominations de la filière, sont présents dans tout type et taille de structure privée (de la TPE-PME à la multinationale relevant de toutes les branches professionnelles), associative, publique ou para-publique (collectivités, administrations…), et dans toutes les strates des organisations !  Ils peuvent en outre s’exercer sous différents statuts (salariat, multi-salariat ou en tant que prestataire externe). L’étendue, le contenu et la richesse des fonctions de l’assistant(e), dépendent en outre du cœur de métier de l’employeur (secteur marchand, industriel, IT, économie sociale et solidaire, médico-social…) et de son environnement managérial immédiat : service, direction, équipe, nombre de managers à coordonner, mode d’organisation, style de management, environnement technologique, degré de délégation du ou des supérieurs… L’observatoire de la FFMAS, qui a recensé plus de 3 millions d’acteurs et 220 dénominations différentes pour notre filière métier, considère que le terme « assistant(e) » est trop restrictif et ne reflète pas l’immensité des spécialités et donc des opportunités d’emplois de support à l’action managériale qui s’offrent aux apprenants en quête d’une orientation professionnelle.

Le métier a-t-il beaucoup évolué dans son contenu au cours des dernières années ?

La FFMAS œuvre inlassablement pour que soient évacuées les représentations désuètes et stéréotypées pénalisant l’image de toute une filière qui a pourtant su évoluer ! L’omniprésence du numérique, tant dans la société civile que dans les organisations, a fortement transformé nos métiers. Si les compétences dans le domaine bureautique, de la communication (messagerie) et de l’organisation (gestion d’un agenda) restent nécessaires, elles ne sont plus suffisantes. En l’espace d’une génération, le mode bilatéral (binôme assistant(e)-manager) a quasiment disparu au profit d’un poste multilatéral : l’assistant(e) interagit désormais en mode transverse, tel un routeur et une tour de contrôle assurant la coordination d’un nombre important de bénéficiaires…

Quelles sont, selon vous, les compétences attendues chez un(e) assistant(e) ?

Le décloisonnement des organisations et le développement du management par projet conduisent à un partage de l’information et une collaboration accrus au sein des équipes, exigeant des assistant(e)s de s’adapter aux nouvelles pratiques managériales et à des modes de coopérations plus complexes, multiformes et asynchrones (parfois à l’international), de maîtriser les nouvelles applications et plates-formes digitales  (PGI, intranets, médias  sociaux…) et de faire preuve d’agilité pour gérer des flux d’informations toujours plus abondants et volatiles. L’assistant(e), souvent devenu(e) « Office-Manager », doit faire preuve de beaucoup d’autonomie pour prendre en charge certaines activités déléguées avec une vision à 360° des enjeux, développer une posture de veille permanente sur les évolutions des règles juridiques (droit du numérique, droit du travail, droit des sociétés…), sociétales et de qualité de vie au travail, tout en demeurant plus que jamais garant(e) de la fiabilité de la communication et des écrits !

Aucune autre filière métier ne donne accès à un tel vivier d’emplois présents dans tous les secteurs d’activités »

La crise du Covid a-t-elle transformé le métier ?

La crise sanitaire, du fait de la digitalisation accélérée qu’elle a provoqué, a effectivement eu un impact sur les pratiques professionnelles des assistant(e)s, et conforté une transformation déjà en marche depuis plusieurs années ! Les assistant(e)s doivent plus que jamais maîtriser l’utilisation des dispositifs de communication et de coopération à distance tout en mobilisant leurs habilités comportementales et de coordination pour conforter leur rôle d’interface relationnelle dans des organisations ayant opté pour le télétravail, le mode hybride ou parfois même le flex-office… Outre les compétences cœur de métier techniques et technologiques, ce sont véritablement la mobilisation des « soft skills » qui font la différence, exigeant de savoir créer du lien pour renforcer leurs missions au cœur d’équipes de plus en plus nomades et dispersées. En d’autres mots, leur rôle s’est complexifié dans ce contexte d’incertitude et dans des organisations en mouvement permanent…

Est-ce un métier d’avenir ou au contraire voué à disparaître ?

Bien évidemment, l’automatisation intelligente des processus administratifs conduisant à la suppression d’une grande partie des activités de saisie de données traditionnellement dévolues aux assistant(e)s peut laisser craindre de nombreuses suppressions d’emplois. Toutefois, on se doit de parler d’évolution et non de disparition, et nous encourageons chacun(e) à devenir des facilitateurs-trices et leaders de ces transformations plutôt que de les subir… L’enjeu est bien de développer de nouvelles expertises et compétences (quitte à repasser par la case formation…) afin d’avoir une longueur d’avance pour se repositionner sur des activités à valeur ajoutée visant la satisfaction des clients (internes et externes…), tout en explorant l’immensité des possibilités de spécialisations porteuses qui s’articulent autour d’un même cœur de métier. En cette période d’incertitudes, nous les encourageons à développer leur marketing personnel et leur visibilité, et à prouver leur contribution à la performance, à mesurer, quantifier et mettre en valeur les impacts de leurs actions efficaces sur les gains d’énergie et de temps dont bénéficient leurs managers, lesquels, ainsi déchargés de nombreuses missions administratives et de coordination très chronophages, peuvent rester centrés sur la stratégie ou le commerce !

Que diriez-vous à un jeune qui hésite à se lancer dans la voie de l’assistanat ?

Il n’existe aucune autre filière métier qui donne accès à un tel vivier d’emplois présents absolument dans tous les secteurs d’activités et à tous les étages des organisations ! S’orienter vers cette filière permet d’accéder à des postes de support à l’action managériale (assistant(e) ou attaché(e) de direction, assistant(e) de PME ou office-manager, technicien ou gestionnaire administratif, secrétaire de mairie…) qui permettent d’avoir une vision globale, de jouer un vrai rôle auprès des décideurs-ses pour les rendre plus efficaces et de développer des compétences plurielles facilement transférables dans un autre secteur. En particulier, grâce à l’expérience dans un secteur d’activité ou par le jeu des opportunités, de nombreuses passerelles et l’accès à une grande diversité de spécialisations sont ouverts (logistique, médico-social, juridique, immobilier, formation, projet, qualité et sécurité au travail, marketing…), sans oublier la possibilité de créer sa propre structure de prestations externalisées… En résumé, le champ des possibles est immense !

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