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IFOCOP Le spécialiste de la formation tertiaire en alternance pour adultes

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Quels outils numériques pour les assistantes en 2014 ?

La transition numérique actuellement à l’œuvre dans les entreprises impacte les métiers et leurs pratiques professionnelles. Au-delà des tâches administratives qui leur étaient traditionnellement dévolues, les assistantes assurent  aujourd’hui un  rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.  Les outils numériques constituent de précieux alliés pour assumer ces nouvelles responsabilités.

Qu’est-ce que le numérique ?

Le numérique, c’est l’ensemble des supports matériels, des technologies et des services qui exploitent  le calcul et les données numériques et permettent  la virtualisation des échanges via une interface.

La convergence de l’informatique, des télécommunications et de l’audiovisuel a ainsi permis le développement des Nouvelles Technologies de l’Information (NTIC) qui s’imposent en entreprise et bouleversent la manière de développer ou gérer son activité. 

equipement numérique des entreprises

Pourquoi utiliser les outils numériques ?

Les outils web 2.0 font déjà partie du quotidien des assistantes ! 76 % ¹ d’entre elles utilisent un Intranet ou un SharePoint et plus d’un tiers assurent régulièrement l’organisation de conférences téléphoniques ou de visio-conférences. Les assistantes ont également bien conscience de l’utilité de s’abonner à des newsletters (54% ¹) ou des réseaux sociaux (16% ¹) pour collecter des informations ciblées ou mettre en place une veille professionnelle.

Utilisation des outils web par les assistantes

L’assistante reste le garant de l’information et de l’organisation de l’équipe mais elle assume également des missions qui gagnent en intérêt et en responsabilité. Elle doit faire preuve de capacités d’adaptation pour communiquer avec un réseau étendu de contacts, anticiper et gérer l’opérationnel. Son champ de connaissance de l’entreprise s’est étendu et elle est de plus en plus sollicitée pour renseigner sur un produit, les prestations offertes… 

Quelles plus values pour l'assistante

L’utilisation des outils numériques permet de faire face à ces nouvelles responsabilités. L’assistante acquiert les compétences nécessaires tant sur le plan de son développement personnel que pour ce qui relève de son expertise métier : gagner en efficacité, échanger des informations en temps réel ou encore promouvoir l’entreprise.

Quels outils numériques pour les assistantes en 2014 ?

Les outils collaboratifs permettent à l’assistante de mieux communiquer avec les cibles internes (collaborateurs)  et externes (prestataires, clients, distributeurs…),  d’organiser la vie de son service ou de ses managers et de collaborer à distance.

Le webmarketing et le social media proposent également de précieux outils pour veiller, échanger en temps réel et diffuser de l’information, en particulier via la création et l’animation d’un site web.

La liste des outils numériques utiles est longue et sans cesse en évolution. Vous trouverez ci-dessous une présentation succincte des solutions qui existent depuis quelques années sur le marché et ont fait leur preuve auprès des assistantes :

  • Communiquer : Skype, Google+ Hangouts.
  • Planifier, organiser un évènement : Google Agenda, Doodle, Eventbrite.
  • Collaborer à distance : Google Drive, Dropbox, Tymproject, Prezi, Slide Share, Pearltrees, Diigo, Scoop it.
  • Veiller, échanger et partager en temps réel : Facebook, Twitter, Google Drive, Survey Monkey.
  • Créer et animer un site ou un blog rapidement : Jimdo, WordPress, Mailchimp.
  •  

Ces outils sont pour la plupart accessibles en formule freemium (accès de base gratuit), ce qui implique en contrepartie un accès partiel ou total à vos données. Il convient donc de vous assurer que l’utilisation de ces outils respecte la charte internet ou informatique de votre entreprise. Si vous jugez que les fonctionnalités qu’ils proposent sont essentielles pour votre activité, parlez-en avec vos managers et votre service informatique. Des solutions sécurisées équivalentes existent pour les entreprises.

Vers de nouvelles pratiques

Découvrir, prendre en main et exploiter les outils numériques, tel est le leitmotiv des assistantes en 2014. C’est l’une des clés pour maintenir et développer son expertise professionnelle en s’adaptant aux « quatre principes du monde numérique : collaboration, transparence, partage, autonomie »2.

Osez, faites preuve de curiosité et pensez à vous former régulièrement !

Sources -:  ENQUÊTE CEGOS/EUMA – Le métier d’assistante, quelle évolution ? – Avril 2011 ; 2 Don Tapscotte –  4 principles for the open world http://www.ted.com/talks/don_tapscott_four_principles_for_the_open_world_1