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Stage vs période de mise en pratique : les avantages pour les entreprises
Fiche métier Secrétaire – Assistant(e)
Le secrétaire gère les tâches administratives essentielles et assiste son supérieur hiérarchique dans son travail au quotidien.
Missions du métier de secrétaire - assistant(e)
Le/la secrétaire réalise les tâches quotidiennes de secrétariat du service dans lequel il/elle travaille :
il traite le courrier, répond au téléphone et assure l’accueil si besoin. Il effectue également des missions de rédaction (prise de notes, rédaction de compte rendus, synthèses…) et gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Il est le premier contact avec les collaborateurs et les relations extérieures (clients, fournisseurs…).
Selon les domaines d’activité, la taille de l’entreprise, ses compétences et connaissances, le secrétaire peut également être amené à assurer des missions en communication interne et externe, en logistique ou même en gestion des finances.
Le secrétaire est quelqu’un de polyvalent, mais il peut être spécialisé dans un domaine : administratif, financier, commercial, etc. Il peut travailler pour un chef de service ou pour plusieurs personnes.
Le métier de secrétaire nécessite de savoir gérer les priorités, d’être flexible, d’être capable de travailler en autonomie, d’avoir l’esprit d’initiative et de maîtriser les outils bureautiques. Une bonne présentation est également requise.
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Un métier qui peut s’effectuer dans tous les domaines d’activité
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Des missions d’assistanat à réaliser en autonomie
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Une fonction essentielle dans le service, un réel appui au quotidien pour le supérieur hiérarchique
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Un métier qui implique rigueur, discrétion et flexibilité
Le métier de secrétaire - assistant(e) en détails
Compétences métier
- Accueillir les visiteurs
- Gérer le courrier
- Répondre au téléphone, organiser des rendez-vous, gérer l’agenda et prendre des notes
- Gérer des dossiers, faire de l’archivage, saisir des données
Qualités requises
- Être organisé, rigoureux et flexible
- Être autonome et proactif
- Être à l’aise à l’oral et à l’écrit
- Avoir une bonne présentation et avoir le contact facile
- Maîtriser les outils bureautiques
Compagnons de route
Le secrétaire est généralement l’assistant d’une personne donnée. C’est vers lui que les collaborateurs et clients se tournent pour contacter le chef de service. Ce supérieur hiérarchique peut être un responsable RH, un commercial ou un dirigeant. Mais le secrétaire peut également assister plusieurs personnes, voire un service entier. Dans une petite structure, il peut également être réceptionniste et assurer l’accueil.
Perspectives d’évolution
Le secrétaire – assistant peut se spécialiser dans un domaine d’activité précis (médical, commercial, juridique, etc) et peut, par exemple, après plusieurs années de travail, devenir responsable du secrétariat administratif.
Après avoir acquis de l’expérience, et éventuellement en suivant une formation complémentaire, il peut également devenir assistant de direction.
Environnement professionnel
Tout dirigeant peut avoir besoin d’un secrétaire pour l’assister dans ses tâches quotidiennes. Ce métier peut donc s’effectuer dans tous les domaines d’activités. Le secrétaire peut également travailler dans un cabinet d’avocats, un cabinet médical ou une administration.
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Vous serez ainsi apte à travailler en toute autonomie afin de réaliser parfaitement les différentes tâches inhérentes au métier de secrétaire-assistant(e) :
● Effectuer des recherches et diffuser des données.
● Assurer l’accueil physique et téléphonique d’une structure
● Rédiger des documents commerciaux
● Gérer l’agenda, organiser des rendez-vous et préparer des réunions
● Maîtriser les outils numériques
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Si les secteurs de l’industrie pharmaceutique, du luxe ou des services financiers restent de grands pourvoyeurs d’emplois pour les assistants, d’autres secteurs commencent à recruter sur des postes plus techniques tels que le BTP, l’immobilier ou la construction.
Mais comme tout métier, celui d’assistant change et évolue au rythme de la société. Pour apprivoiser la transition digitale, l’assistant doit aujourd’hui fait preuve d’agilité ! Être à l’aise avec les outils collaboratifs et les nouveaux modes de travail est désormais un pré requis à l’exercice du métier. (Source : régionsjob.com)
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Code ROME du métier de secrétaire – assistant(e) : M1607