FORMER POUR L’EMPLOI Une expertise éprouvée de la reconversion professionnelle et de l’alternance, avec certification RNCP

Formation Secrétaire-assistant(e)

Formation en alternance niveau 4 reconnue par l’Etat et éligible au CPF

Éligible CPF

Formation disponible dans les formules : Formation Alternance Formation Intensive

Fiche métier secrétaire-assistant(e)

Descriptif métier

Souvent qualifié(e) de ‘chef d’orchestre’ le(la) secrétaire assistant(e) a pour mission de participer au bon fonctionnement d’un service ou d’une structure. Les contours principaux du métier sont les suivants :

  • Appui administratif voire logistique et financier / Organisation des flux d’information
  • Communication interne et externe sur l’ensemble des sujets de la structure
  • Gestion des priorités face à la multiplicité des tâches et interlocuteurs

Alliant sans cesse organisation et flexibilité, faisant preuve de stabilité et de souplesse, le(la) secrétaire assistant(e) doit savoir faire preuve d’autonomie, de proactivité, de rigueur et avoir ’l’esprit collectif’. Doté(e) d’un bon relationnel il(elle) saura respecter les obligations de discrétion et de confidentialité.  Les outils collaboratifs et le web font partie de son quotidien.

Selon l’entreprise ou le secteur d’activité où il/elle travaille, les opportunités sont riches et variées en termes de métiers : Secrétaire assistant(e), Secrétaire polyvalent(e), Assistante administrative,  …

Code ROME correspondant au métier de Secrétaire Assistant(e) : M1607

consulter les offres d’emploi sur Pôle Emploi

Salaire moyen

Un(e) secrétaire – assistant(e) gagne entre 1 680 € bruts et 2 458 € bruts par mois en France, soit un salaire moyen de 2 069 € bruts par mois

(Source : www.journaldunet.com/business/salaire/secretaire-polyvalente-assistanat)

Les niveaux de salaire sont donnés à titre indicatif.

Dans le cas d’une reconversion professionnelle en secrétariat – assistanat, le passage à ce nouveau métier oblige à considérer dans un premier temps une base de rémunération inférieure au salaire moyen.

La formation secrétaire-assistant(e)

Objectif général de la formation

A l’issue de la formation les candidats auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d’une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.

Compétences acquises

  • Organiser son poste de travail et concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées
  • Effectuer une étude documentaire informatisée et diffuser des données via des outils collaboratifs
  • Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés
  • Recenser les besoins en consommables
  • Produire des documents commerciaux entrants et sortants
  • Assurer la gestion de documents commerciaux et effectuer le suivi des commandes
  • Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques
  • Assurer le suivi commercial, concevoir et actualiser les tableaux de suivi
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique, et orienter les personnes selon leur demande
  • Garantir la prise de rendez-vous, la tenue d’agenda, préparer les réunions et déplacements des collaborateurs

Validation de la formation

Formation diplômante Niveau 4 (bac) reconnue par l’État  

Diplôme de Secrétaire – Assistant(e) enregistré au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) le 17/11/2020 sur décision de France compétences

Code RNCP : 35094 Formacodes : 35052 / 25054 / 35093 / 35035

 

 

 

Modalités de certification pour les formations RNCP

  • Contrôle continu (mises en situations professionnelles, études de cas, projets…)
  • Évaluation de la période d’application pratique en entreprise par le tuteur
  • Élaboration d’un dossier de valorisation des compétences relatif à la période d’application pratique en entreprise

La certification est constituée de plusieurs blocs de compétences faisant chacun l’objet d’une certification partielle.

L’obtention de la certification professionnelle RNCP nécessite la validation de tous les blocs de compétences et de l’évaluation complémentaire.

Taux de certification annuel de la formation :

87%* des apprenants IFOCOP en formation Secrétaire – Assistant(e) ont obtenu leur diplôme en 2019-2020.

*Taux de réussite calculé sur la base des apprenants IFOCOP sortis de formation entre le 01/09/2019 et le 31/08/2020.

Taux de retour à l’emploi de la formation :

En 2020, 76%* des apprenants IFOCOP en formation Secrétaire / Assistant(e) ont retrouvé un emploi dans les 6 mois suivant la fin de leur formation.

*Taux de retour à l’emploi calculé sur la base des apprenants IFOCOP sortis de formation entre le 01/09/2019 et le 31/08/2020, dans le cadre de l’Etude Emploi annuelle pour France Compétences.

Modalités pédagogiques

Centrées sur l’acquisition de compétences opérationnelles et dans un objectif d’emploi, les modalités pédagogiques s’appuient sur un dispositif de cours mixés présentiel (80% de la formation / distanciel (20% de la formation) (blended learning).

Pendant toute leur formation, les apprenants ont accès à des cours en centre et à une plateforme pédagogique en ligne leur permettant d’accéder à des ressources complémentaires.

Les apprenants ayant choisi la Formule intensive bénéficient également d’un accompagnement durant la période d’application en entreprise via cette plateforme pour la réalisation de leur dossier professionnel.

Les modalités pédagogiques précises de chaque formation sont communiquées aux futurs apprenants IFOCOP au cours de leur entretien de recrutement avec le Responsable de formation.

La santé de nos apprenants est notre priorité. Pour en savoir plus, consultez notre page d’information sur le COVID-19.

Métiers visés et débouchés

  • Secrétaire polyvalent(e)
  • Secrétaire assistant(e)
  • Secrétaire administrative
  • Secrétaire spécialisé(e)
  • Secrétaire commerciale
  • Secrétaire administrative et commerciale
  • Assistante administrative
  • Assistante polyvalente
  • Assistante spécialisée

Délai d’accès à la formation

Le délai d’accès à une formation IFOCOP est compris entre 1 et 6 mois, selon le calendrier de la formation et le dispositif de financement mobilisé.

Attention : si vous êtes salarié et que vous souhaitez vous former dans le cadre d’un congé de formation (CPF de transition professionnelle) le délai à prévoir est de 6 mois.

Anticipez dès maintenant votre projet de formation !

Programme de la formation

Formation intensive 4 mois de cours en continu

Formation alternance 2 jours de cours par semaine pendant 12 mois

Participer à la gestion administrative d’un service ou structure

Acquérir les compétences et les techniques nécessaires au suivi administratif et commercial

 Compétences visées :

  • Organiser son poste de travail et concevoir des procédures de classement et de recherche
  • Effectuer une étude documentaire informatisée et diffuser des données via des outils collaboratifs
  • Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés
  • Recenser les besoins en consommables / Produire des documents commerciaux
  • Assurer la gestion de documents commerciaux et effectuer le suivi des commandes
  • Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques
  • Assurer le suivi commercial, concevoir et actualiser les tableaux de suivi

Assister un(e) hiérarchique ou une équipe

Acquérir les techniques nécessaires à l’accueil tout en assurant le quotidien d’un(e) hiérarchique

 Compétences visées :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les personnes selon leur demande
  • Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda
  • Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs

Choix d’un module spécialisé selon les centres :

Module Ressources humaines : Compétences visées :

  • Intégrer les enjeux de la gestion des ressources humaines pour une entreprise
  • Identifier le cadre juridique des ressources humaines en entreprise
  • Participer à la gestion administrative des ressources humaines

Module comptabilité : Compétences visées :

  • Intégrer le principe de la chaine comptable et ses obligations légales
  • Comptabiliser les opérations courantes / Participer au suivi de la trésorerie
  • Contrôler les comptes et les justifier

Module commercial : Compétences visées :

  • Identifier les caractéristiques d’un marché, d’une entreprise et d’un produit
  • Accompagner les forces de ventes dans ses opérations de prospection
  • Assurer l’interface entre la direction commerciale, les commerciaux, les clients, les autres services
  • Participer aux actions de fidélisation de la clientèle

Formation intensive 4 mois de stage en entreprise en continu

Après 4 mois de cours, la formation secrétaire – assistant(e) en alternance, enchaine avec 4 mois en entreprise afin de permettre une immersion professionnelle totale pour une réelle mise en œuvre des nouvelles compétences. Ce système d’alternance contribue pour une grande part à la performance inégalée de l’IFOCOP en matière de retour à l’emploi.

Dossier de valorisation des compétences 

Chaque stagiaire doit rédiger un dossier professionnel en rapport avec sa période en entreprise et le remettre à l’Institut en fin de formation. Le sujet est choisi en accord avec le tuteur en entreprise. Le document doit propo­ser une méthodologie de réflexion et des recommandations.

Formation alternance 3 jours par semaine en entreprise pendant 12 mois

En Formule alternance, l’apprenant met en application ses nouvelles compétences chaque semaine, au fur et à mesure qu’il les acquiert et ce pendant un an.

Dossier de valorisation des compétences 

Chaque alternant doit rédiger un dossier en rapport avec sa période d’alternance en entreprise et le remettre à l’Institut en fin de formation. Le sujet est choisi en accord avec le tuteur en entreprise. Le document doit propo­ser une méthodologie de réflexion et des recommandations.

CHAQUE ANNÉE + DE 80% DE NOS STAGIAIRES RETROUVENT UN EMPLOI

Informations pratiques

Pré-requis

Niveau 3 ou dossier VAP (validation des acquis professionnels) à déposer auprès de l’IFOCOP

Une première expérience professionnelle souhaitée dans le domaine du secrétariat ou de l’assistanat

Bonne communication orale et écrite

Admission

Sur dossier et entretien personnel approfondi

Tests d’admission à l’issue de l’entretien pour les candidats admissibles

Durée et organisation de la formation

8 mois / 1 160 heures

  • 560 heures de cours à l’Institut (532 heures en CSP)
  • 600 heures en entreprise (301 heures en CSP)

Dispositifs applicables

La formation professionnelle secrétaire – assistant(e) peut être mise en œuvre à l’aide des dispositifs et modes de financement suivants :

Publics

La formation professionnelle secrétaire – assistant(e) est réalisable dans les situations suivantes :

Financement de la formation professionnelle

Plusieurs acteurs financent les frais de la formation, selon que vous soyez demandeur d’emploi ou salarié. Les formations IFOCOP sont principalement financées par les entreprises qui vous accueillent en application pratique.

Pendant la période de formation, vous êtes indemnisé selon les cas par Pôle Emploi, la Région, Transitions Pro, accès possible en CPF de transition–CDD pour les demandeurs d’emploi), un OPCO ou rémunéré par votre entreprise dans le cadre du CPF de transition, d’une Pro-A, du plan de développement des compétences ou du compte personnel de formation (CPF) mobilisé sur le temps de travail.

> En savoir plus sur les possibilités d’indemnisation et de financement de la formation 

Centre(s) accueillant les personnes à mobilité réduite

Cergy Pontoise / Melun / Paris XIII

Tarif

Formation intensive
  • Coût global de la formation Secrétaire-assistant(e) : 7 480€ TTC
  • La formation Secrétaire-assistant(e) est éligible au CPF. Votre compte CPF en euros peut vous permettre de financer une partie de son coût.

Consultez la liste des 26 formations métiers IFOCOP diplômantes et éligibles au CPF

  • Si vous êtes demandeur d’emploi, le coût à votre charge est de : 1 600€TTC

Vous pouvez les financer, tout ou partie, avec votre compte CPF.

Si vous n’avez pas cumulé assez d’euros sur votre compte CPF, des possibilités de financement(s) complémentaire(s) existent : Pôle Emploi, Agefiph (pour les personnes en situation de handicap), caisse de retraite complémentaire, conseil départemental, …

  • Si vous êtes salarié, des dispositifs de financement existent pour financer le coût global de votre formation : CPF de transition professionnelle, Congé de Reclassement, …

Ces dispositifs sont toujours mobilisés en complément des euros disponibles sur votre compte CPF.

Formation alternance

Pour plus d’informations, participez à une réunion d’information, consultez notre blog et notre FAQ.

• Pas de participation de l’apprenant aux frais pédagogiques
• L’apprenant est rémunéré pendant toute la formation, selon son âge et son niveau d’études.

Pour en savoir plus, consultez la page Formule alternance.

Dates et lieux

Centre de formation secrétaire-assistant(e) Villeneuve-d'Ascq

Sessions Inscription  
de novembre 2021 à juillet 2022 Pré‑inscription
de mars 2022 à novembre 2022 Pré‑inscription

Centre de formation secrétaire-assistant(e) Paris XIII

Session Inscription  
de octobre 2021 à juillet 2022 Pré‑inscription

Centre de formation secrétaire-assistant(e) Paris Sud - Rungis

Sessions Inscription  
de décembre 2021 à août 2022 Pré‑inscription
de mai 2022 à janvier 2023 Pré‑inscription

Centre de formation secrétaire-assistant(e) Cergy Pontoise

Session Inscription  
de février 2022 à octobre 2022 Pré‑inscription

Centre de formation secrétaire-assistant(e) Melun

Sessions Inscription  
de novembre 2021 à août 2022 Pré‑inscription
de juin 2022 à février 2023 Pré‑inscription
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Points forts IFOCOP

Qualité
L’IFOCOP est qualifié ISQ-OPQF pour la garantie d’une prestation de qualité.
Les formateurs IFOCOP sont tous des professionnels en activité, experts dans leur domaine de formation.

Performance
Chaque année entre 80% et 90% de nos apprenants ayant suivi une formation métier retrouvent un emploi dans les 6 mois qui suivent la formation (Etude Emploi pour France compétences).

Suivi personnalisé
Le modèle IFOCOP possède une particularité unique : une équipe de Responsables de formation entièrement dédiés à l’accompagnement personnel de chaque apprenant. Ils soutiennent votre motivation, sont à l’écoute de vos questions et de vos doutes, pour vous conduire avec succès vers votre nouveau métier.